Секретарь и начальник

Получение нового места работы в качестве секретаря с интим услугами – это всегда стресс. Основной проблемой в этом случае становится установление контакта с коллегами и начальником.

Когда секретарь уже не справляется с объемом документов в организации, возникает необходимость принять на работу одного или нескольких делопроизводителей, которые будут заниматься только документами, не отвлекаясь на прием посетителей и поручения руководителя. В результате формируется отдел документационного обеспечения управления (ДОУ), начальником которого традиционно становится помощник первого лица компании. В статье расскажем, что учесть при организации этого отдела.

Рано или поздно почти любой секретарь или помощник сталкивается с ситуацией, когда работа полностью занимает его время и мысли, отнимает все силы и в итоге становится его жизнью. Неудивительно, если учесть, что хороший помощник не просто те самые время и сила – это нервы и душа, вложенные в дело. В то, чтобы не только отлично выполнить свои обязанности, но и создать с руководителем единую непобедимую команду. Вот только на практике вместо команды часто в лучшем случае – два человека, которые находятся в одно и то же время в одном и том же месте, в худшем – раб и рабовладелец. Насколько это плохо? И стоит ли мифическая команда того, чтобы положить на ее создание жизнь и здоровье? Что необходимо учитывать, прежде чем приступать к поиску работы, предаваться мечтам об «успешном успехе» или начинать лепить себе идеального шефа из того, что прямо сейчас требует у вас кофе с пятью ложками сахара?

Советы для начинающих секретарей

С начальником дела обстоят несколько иначе. Чтобы установить хорошие отношения с ним, придерживайтесь следующих правил:

Идеальный портрет для начальника

Психологи выделяют несколько женских типажей:

Чаще всего успеха на подобной должности достигают хищницы и соратники. Именно из них выходят верные и смелые партнеры, готовые бросать все силы на развитие фирмы и удовлетворять начальника.

Однако правильная организация «служебного романа по контракту» – дело тонкое. Опытные сотрудники делятся ценными советами:

Главное правило – вы пришли в компанию на работу, а не найти «вторую половинку». Ставьте реалистичные цели, такие, как карьерный рост. Это поможет вам не распыляться на второстепенные задачи.  В результате и вы и ваш коллега получают то, что хотят оба: он – ценного специалиста и возможность расслабиться, она – приятное времяпрепровождение, высокую оплату и перспективы развития внутри компании.

В гостях в нашем офисе в Москве побывала Ирина M. — успешная девушка, которую мы устраивали на работу секретарём топ-менеджера в крупную строительную компанию в столице. До работы в России она проходила стажировку в одной из фирм в США. Агентство Love-Шанс решило провести интервью с собеседницей на тему Отличия начальник — секретарь в России и на Западе

— Ирина, отличаются ли руководители на Родине от боссов за рубежом?

— Различия налицо. Хочу выделить 5 особенностей:

Новая страница 1

Задача номер один

Молчание – золото

Не стоит
демонстрировать свою осведомленность разного рода намеками, пытаясь подчеркнуть
таким образом свою значимость. По-настоящему много знающий человек всегда
молчалив. К тому же не думаю, что вашему шефу понравится подобная бравада.
Скорее всего он подумает: «Этот человек слишком болтлив» и перестанет доверять
вам.

«Однажды
со мной произошел довольно нелепый случай, – вспоминает Наталья М. – Мой
руководитель торопился на важную деловую встречу, а мне принесли на подпись
срочную платежку. Я остановила шефа и произнесла: «Николай Алексеевич,
подпишите, быстренько» (имея в виду, что это займет у него всего пару секунд),
но слово «быстренько» шеф воспринял иначе, чем я думала. Он высказал мне свое
крайнее неудовольствие и предупредил, что в другой раз не подпишет документ,
если я буду разговаривать в подобном тоне. Я была в полном недоумении. Теперь я
тщательно взвешиваю каждое слово, прежде чем обратиться к своему руководителю с
какой-либо просьбой».

Шеф всегда прав! (заповедь №
1 из секретарского устава)

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2003.

Это вопрос, которым задаются все постоянно. Почему же мужчины находят своих секретарей привлекательными? Неизвестно, было ли проведено какое-либо научное исследование относительно доли представителей сильного пола, которым нравятся их помощницы, но различных размышлений это вызывает немало. Например:

Тем не менее существуют такие вещи, как служебные романы, и иногда случается, что босс и его секретарь становятся сексуально привязанными друг к другу. Бывают даже случаи, когда пару внезапно застают в неоднозначной ситуации вышестоящие руководители, и любовники теряют работу.

Такие отношения часто встречаются в сюжетах различных фильмов и сериалов, чаще всего с комедийным уклоном. Но в реальной жизни это тоже происходит, и совсем нередко. Почему же возникает это явление?

Итак, предположим, что некоторые мужчины находят своих секретарей привлекательными и стремятся вступить с ними в связь. А также то, что некоторые секретари являются добровольными партнерами в этом деле. Почему это происходит? Предположительных объяснений может быть несколько.

Доступность

Занятые работой руководители вполне могут проводить больше времени в компании своих секретарей или других сотрудников офиса, чем со своими женами. Предполагая, что рабочий день длится с девяти утра до шести вечера, время, затрачиваемое на поездку на работу, составляет час, а время сна — восемь часов, то уже насчитывается 17 часов из 24. Если мужчина вечером приходит домой, проводит с детьми хотя бы какое-то время, а по выходным отдыхает или занимается спортом, то фактическое время, проведенное с женой, не так уж велико.

Положение превосходства

Начальник занимает положение власти над секретаршей. Он говорит ей, что делать весь день, и она будет следовать его инструкциям. Это возбуждает некоторых мужчин, которые вполне могут мечтать о том, чтобы вывести эти отношения из офиса в спальню. Жены, в основном, не любят, когда им говорят, что делать, но секретари к этому привыкли. Это просто мужская слабость.

Ревность

Брак, который переживает не лучшие времена, может привести к тому, что мужчина придумает не лучший план. Он может вообразить, что, если заставит жену немного ревновать, она станет более приспосабливающейся к его желаниям. Для этого, по их мнению, нужно создать впечатление, что в его жизни есть еще один потенциальный сексуальный партнер, который конкурирует с ней. Это глупо, но встречается нередко.

Для союза нужны двое

Женщина, работающая на влиятельного начальника, может предполагать, что она приобретает особый статус, если становится доступной ему не только в качестве делового человека. Дружелюбие к своему боссу – это неплохо, но некоторые дамы заходят слишком далеко в этом направлении и выдают сигналы, которые воспринимаются как сексуальные. Также имейте в виду, что офисная среда вряд ли будет состоять из одиноких мужчин-начальников, у которых работают одинокие женщины-секретари. Идет соревнование, чтобы завоевать благосклонность руководителя, и некоторые дамы используют различные приемы, чтобы выиграть игру.

Это природный бессознательный инстинкт

Кроме того, план Матери Природы заключается в том, чтобы любое существо мужского пола соблазняло самку, чтобы произвести следующее поколение. Это инстинкт, который срабатывает и у людей. И когда социальные условия на рабочем месте на долгое время сближают симпатичных друг другу людей противоположного пола, они только помогают природе воплотить план в жизнь!

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание

Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Требования к деятельности делопроизводителя

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

Хочу поделиться историей, которая случилось со мной буквально сегодня. Скорее всего, ничего нового не расскажу, но для меня это было в новинку и очень надо высказаться.Небольшая предыстория. Непосредственно перед новым годом я ушла с работы, на которой проработала около 3 лет. Работала в отделе копи-центра в сервисном центре, т.е. печатала документы, делала копии и прочее. Со временем стала помогать руководителю с бумагами, работа нравилась, поэтому вскоре была повышена до администратора, помощника руководителя: занималась подбором персонала, оплатой налогов, расчётом зп и прочими подобными делами, практически заменяла руководителя, а он мог заниматься тем, что нравилось: чинил аппаратуру. С руководителем отношения были очень уважительные, относился очень хорошо. Но график был очень неудобный 5/2 по 12 часов. Со временем молодой человек уговорил сменить место, ибо с ним практически не виделись. Почти полгода я лоботрясничала, наслаждаясь свободой. Устроила себе затяжной отпуск, благо средства накопленные позволяли.

Это всё было предисловие. Теперь к основной части. Неделю назад начала мониторить вакансии и наткнулась на достаточно интересную вакансию делопроизводителя/помощника руководителя. Полистав требования, поняла, что всем этим я собссна и занималась три года. Воодушевлённая полетела на собеседование. Там меня встретил дядька-начальник лет 40, по внешнему виду «привет из 90х». Разговаривал достаточно агрессивно, но в рамках приличия. В тот момент, меня что-то начало напрягать, появилось нехорошее предчувствие, но списала всё просто на обычный страх перед работой после затяжного отпуска. Собеседование прошло хорошо, пригласили на следующей день выходить на обучение, попросили принести с собой диплом, трудовую для ознакомления. Обучение прошло крайне быстро, ибо учить нечему. Работа заключается в обычном перекладывании бумажек и подаче кофе руководителю. Немного не к этому я готовилась, но решила попробовать, работа простая. На тот момент плохое предчувствие так и не покидало. Руководитель попросил трудовую для ознакомления, забрать сразу забыла, а вспомнив дома подумала, что ничего страшного. Если останусь работать — всё равно же понадобится нести. После первого дня, говоря откровенно, мне было страшно сделать что-то не так, т.к. со мной иначе как повышенным тоном не разговаривали в принципе. В эту ночь я плохо спала, как и последующие три. Следующий рабочий день начался с команды «кофе!». Звучало достаточно грубо, как команда собаке, но опять же списала, что с секретарями так и разговаривают. Весь день прошёл как на иголках. К концу дня я поняла, что это не моё, но уже в который раз списала на обычный страх первых дней работы. Проработав ещё день, через знакомых мне предложили достаточно интересную должность, да ещё и по профессии (зря чтоль диплом получала). Не думая долго, в конце рабочего дня я пришла к руководителю со словами, что ухожу, т.к. нашла другое место. Тут началось просто непонятное. Он откровенно начал обещать золотые горы, что мол я так понравилась как человек, что он меня не отпустит, что он увидел во мне специалиста и хочет сделать в дальнейшем своим замом. Это были серьёзно какие-то заливания в уши о непонятных перспективах роста секретаря. Что здесь будет филиал, сам он уйдёт в другое место, а на своё посадит меня. Сразу скажу, что я человек достаточно мягкий и стараюсь до последнего избегать конфликтов, да, понимаю, что это недостаток для меня. Почти час я старалась и так и сяк объяснить свою позицию, но все аргументы разбивались о то, что я просто ещё не поняла работы за 3 дня и в дальнейшем будет и интереснее и лучше, и что зарабатывать буду хорошо. Всё время он не кричал, но говорил громогласно, повышенным тоном, периодически улыбаясь и пытаясь добавить какие-то шуточки. Какое-то давление как будто психологические, ну либо я просто слабохарактерная немного  Уговаривал проработать месяц, что если всё равно не понравится, то он сам найдёт мне место работы, мол у него связи везде, все руководящие должности разных органов у него в друзьях. На тот момент говорили уже час после завершения рабочего дня, поэтому я просто уже не могла нормально что-то отвечать. По дурости согласилась отработать 12 дней и если не понравится — уйти.

Уже добравшись до дома, я всё ещё раз обдумала, поняла, что это всё бред собачий и попахивает какой-то лапшой не первой свежести на ушах. Твёрдо решила на след. день прям с утра сказать, что ухожу точно, забрать трудовую и свалить в закат. Придя с утра на работу, направилась сразу в кабинет. Что было дальше – это уже что-то совершенно другое. На мои слова, что я ухожу сейчас, он совершенно поменялся в лице. От вчерашних улыбочек и уговоров он перешёл к конкретному крику. Начал орать, что так не делается, что он ко мне отнёсся как к человеку, а я его подставляю, грозился создать такую репутацию, что никуда не возьмут работать. На мои слова, что я тут всего 3 дня, какая подстава-то, он продолжал ругаться, что пока не найду себе замену (а меня якобы искали почти 2 недели), то никуда не уйду и трудовую он не отдаст, прикрикнув напоследок, чтоб привела себя в рабочий вид (была в джинсах, а надо брюки) и шла работать. Всё это было так неожиданно, что просто повергло в шок. Выйдя из кабинета на дрожащих ногах, я направилась к рабочему месту. В каком-то просто состоянии аффекта зашла на первый попавшийся сайт работы, позвонила по реально первому номеру резюме девушки и пригласила на собеседование через полчаса. Едва положила трубку, у меня началась непонятная истерика: текли слёзы без остановки, руки тряслись, не могла ничего сообразить, охватил какой-то непонятный страх. Это сейчас, рассуждая на спокойную голову, я понимаю, что по большому счёту ничего особо страшного не произошло. Что надо было просто сразу встать да уйти. Но на тот момент меня охватила паника. Позвонила молодому человеку, благо он в холодном разуме сказал «уходи оттуда прямо сейчас». Я почти бегом забежала за своими вещами, как подстреленный заяц, боясь нарваться на начальника. Пулей выскочила оттуда, предупредила другого сотрудника, что ухожу, максимально кратко описав ситуацию, и направилась бегом оттуда. Успокоиться не могла почти полчаса. Не понимаю, почему такое воздействие на меня это оказало всё. Вечером этого же дня у меня состоялся с ним разговор по телефону. Он совершенно спокойным, даже слегка озадаченным голосом интересовался, что со мной случилось. Сказал приходить завтра, чтобы показать рабочее место новой девочке (той, которую я нашла за 2 минуты) и забрать трудовую. Вроде всё спокойно, хорошо. Но предчувствие не покидало и не зря. На следующий день мне потребовалось не больше 10 минут, чтобы показать работу. Зайдя к начальнику за трудовой, меня встретил поток гнева. Орал, что я себя веду как истеричка, что подставила его, что он с таким сталкивается в первый раз, что он мне не угрожал (видимо так передал сотрудник мои слова об угрозе плохой репутации для меня), ведь если он угрожает, то люди умирают. Ощущение было, что я 5 лет отработала там, и сваливаю, прихватив пару миллионов с собой. Благо трудовую отдал, и на этом всё закончилось.

Я понимаю, что, скорее всего, восприняла всё слишком близко к сердцу в силу характера, но для меня такая реакция была просто неожиданностью. Все предыдущие места работы не вызывали таких конфликтов. Имела место стажировка, когда можно было спокойно сказать, что извините, мне не подходит и уйти. Что это было, не могу до конца понять и осадок до сих пор остался. Надеюсь, хоть кому-нибудь моя история покажется не совсем унылой. Не судите строго, просто нужно было высказаться, а тут самая понимающая аудитория.

РАСПРЕДЕЛЯЕМ ОБЯЗАННОСТИ

Большинство отделов ДОУ формируются по мере роста объема документооборота и при необходимости пополняются профильными специалистами.

Состав отдела ДОУ в каждой компании определяют по-своему. Но вряд ли секретарь сможет корректировать штатную структуру организации и решать, кого брать в отдел. Скорее всего, будущему начальнику по факту сообщат, какие должности планируют ввести.

Обычно отдел делопроизводства включает:

Только при учете специфики работы секретарей и делопроизводителей распределение обязанностей между ними будет наиболее эффективным (Таблица 2).

• контроль формирования дел в подразделениях и их подготовки к сдаче в архив;

• организация и проведение ежегодной экспертизы ценности документов;

• архивное хранение документов;

• уничтожение документов, не подлежащих хранению;

• контроль использования архивных документов;

• методическое руководство подготовкой номенклатур дел в подразделениях;

• составление сводной номенклатуры дел.

Следует избегать ситуаций, когда один сотрудник не справляется со своим объемом работы, а другой – не знает, чем себя занять. В идеале в таких случаях должен действовать принцип взаимовыручки: закончил свою работу – помоги коллеге.

Резюме

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2019.

Неформальные отношения секретаря и руководителя. Мифы и реальность

В любой компании директор, заведующий отделом не смогут обойтись без помощника. В процессе трудовой деятельности взаимоотношения не всегда бывают формальными. Не все утверждения о «сложности» профессии являются правдивыми. Если проанализировать основные аспекты, картина немного прояснится. Нужно отметить, что существуют исключения из любых правил. Редкие ситуации нельзя считать основанием для определенной закономерности в отношениях секретаря и руководителя.

Миф №1. Совмещать развлечения и работу невозможно.

Бытует мнение: для неформальных отношений с начальником времени нет. У секретарши и босса столько дел, что пообщаться в интимной обстановке они могут только после завершения трудового дня.
На практике это не так. Есть потрясающая вещь под названием делегирование полномочий. Найдите человека и разгрузите себя. Если понадобиться, привлеките к решению босса.

Легенда №2. С руководством лучше не шутить.

Серьезность в рабочей обстановке важна, но и расслабляться стоит. Шеф искал помощницу с нестандартными обязанностями для того, чтобы была возможность снять напряжение и в рабочее время. Главное условие: небольшие вольности не должны иметь место в присутствии коллег, партнеров, клиентов.

Миф №3. Шеф простит ошибки в работе.

Принимая девушку на должность, директор рассчитывает обрести в лице новой сотрудницы не только партнера для приятного времяпрепровождения. Это еще и квалифицированный специалист, который ответственно подойдет к обязанностям. Поэтому злоупотреблять доверием начальства не стоит.

Легенда №4. Большинство красивых секретарш мечтают выйти замуж  за состоятельного начальника.

Практически в любой второй мелодраме показывают ситуацию, когда представительница слабого пола хочет получить от директора статус, дополненный штампом в паспорте. В реальности неформальные взаимоотношения имеют свою грань, которая не нарушается. Адекватные люди разграничивают труд и личную жизнь. Подобная попытка или настойчивое достижение цели приводит к увольнению.

Из всего вышесказанного можно сделать определенные заключения. Для стабильного продвижения карьеры необходимо получить профильное образование, совершенствовать свои личностные качества. Коммуникабельность, выполнение нескольких задач одновременно и быстрое переключение станут плюсом. Как правило, отношения секретаря и руководителя достигают высокого уровня доверия только при гармоничном сочетании хороших профессиональных качеств и общительности.

До трудоустройства

Чтобы оказаться на карьерном Эвересте, любому не помешало бы просчитать все шаги по его покорению. И конечно, быть готовым к преградам, которые могут встретиться на этом пути.

О чем не мешало бы поразмыслить тому, кто еще только собирается совершить восхождение на заветную гору или кто уже прошел определенный участок и столкнулся с непредвиденными сложностями? Например, думал, что стал незаменимым помощником в команде альпинистов, потому побывал на разных вершинах в разное время года, а на самом деле не тут-то было?

Почему руководителю не нужна команда

Создание команды, налаживание совместной работы, поиски психологической и прочих совместимостей в случае босса и помощника всегда игра в одни ворота. Вы заинтересованы в выстраивании здоровых деловых отношений гораздо больше, чем он. Если вам некомфортно работать с начальником – это ваша проблема. Если ему сложно взаимодействовать с вами – он найдет нового помощника.

При этом что бы вы ни делали, какими бы компетенциями ни обладали, начальник может просто не захотеть создавать с вами команду. Почему? Причины самые разные. Вот пять основных:

1. Боссу это просто не нужно.

2. Он не хочет работать в команде со своим помощником, а хочет быть владыкой морским / маменькиным сынком / суперзвездой.

3. Он никому не доверяет и не хочет доверять.

4. Специфика его работы такова, что создавать команду просто незачем.

5. Вы ему не нравитесь.

Самое интересное, что непосредственно к вам пятый пункт не имеет почти никакого отношения. Корень зла кроется совсем в другом.

Как отмечают специалисты по подбору персонала, большинство руководителей плохо понимают, чего они хотят от помощника. Они не могут или не желают озвучить реальные требования к человеческим и профессиональным качествам кандидата, умалчивают важные детали об условиях работы, стесняются признаваться в том, что для них важна внешность будущего сотрудника. А в тех редких случаях, когда понимают, какой ассистент им нужен, и даже говорят правду, оказываются не готовы платить специалисту столько, сколько он на самом деле стоит.

Все это сильно осложняет работу HR-менеджеров. Поиски идеального помощника затягиваются, и в итоге руководитель останавливает свой выбор на ком-то, чьи компетенции его впечатлили (все остальное при этом может раздражать), или, наоборот, на том, кто хотя бы не действует на нервы. Так себе начало продуктивных рабочих отношений, будем честны.

Чек-лист вопросов для помощника

Не стоит забывать и о самом помощнике. Мало кто из нас готов себе честно ответить на такие важные вопросы:

Одна коллега мне рассказывала, что прежний работодатель могла на нее публично орать и бросать предметы, звонила ночами, требовала ходить с ней в бары и рестораны (неудивительно, с таким характером друзья у нее наверняка не водились и больше идти было не с кем). Но она хорошо платила, брала своего помощника в заграничные командировки, летали они на частном самолете. И в целом обеих все в этой ситуации устраивало.

С одной стороны, отдает психопатологией. С другой стороны, похоже, что их патологии оказались комплиментарны друг другу.

Пожалуй, это самое главное. Хорошо, если вы в процессе размышлений честно ответите себе на вопросы, для чего именно вам нужна командная работа с руководителем? Чтобы быть наиболее продуктивной и лучше справляться со своими обязанностями? Чтобы перестать его бояться и иметь возможность ему доверять? Для того чтобы им манипулировать? Чтобы набраться новых знаний и умений и построить успешную карьеру?

Или все это вам не нужно? Просто книги, фильмы и статьи в глянце сформировали у вас романтическое представление о профессии секретаря, и теперь если вы всего лишь выполняете определенный круг обязанностей каждый день с 09:00 до 18:00, вам неприятно поддувает из незакрытого гештальта?

Продолжаем разбираться с собой дальше.

Кстати, получить удовольствие от жизни и работы можно, независимо от того, что вы ответили на эти вопросы. Да-да! Главное, чтобы условия работы подходили под ваши требования. А здесь важно быть честными перед самими собой. Надо четко сформулировать для себя эти требования, получив ответы на вопросы, и искать место работы, которое будет соответствовать вашим представлениям.

АНАЛИЗИРУЕМ СИСТЕМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

При формировании нового отдела важно проанализировать процессы делопроизводства в компании и выяснить, какие документы помогают их регулировать. Это можно сделать, ответив на следующие вопросы:

Ошибочно полагать, что секретарь генерального директора знает все документы. Как раз в силу своего положения он может не владеть информацией о делах, которые сотрудники ведут в подразделениях. Главный документ, который содержит подобные сведения, – это номенклатура дел.

Конечная цель этого исследования – собрать и проанализировать всю информацию о ДОУ, а главная задача – выявить основные проблемы, чтобы будущий отдел с первых дней своего существования нацелился на их решение.

Как выстраивать отношения с руководителем

Что же делать, если у вас нет выбора?

1. Не прекращать попыток наладить отношения с боссом. Читайте статьи в журнале «Секретарь-референт», книги по психологии, ищите советы на форумах.

2. Будьте готовой к тому, что ни один из этих советов не сработает, а сработает что-то совсем неожиданное. Или не поможет ничего.

Скажем, если руководитель не хочет делиться с вами информацией, то никакие ваши трюки и аргументы не изменят его позицию. Почему он должен делать то, что ему не нравится, если и так всем доволен?

Вас и вашу работу босс в расчет не берет. Результат все равно спросит, а что этот результат зависит в том числе и от сведений, которые грамотный руководитель обязательно бы предоставил, не его проблема, а ваша.

А начальник, который кричит на вас и унижает перед сотрудниками и посетителями, не прекратит это делать никогда, как бы грамотно вы ни научились общаться и каким бы идеальным работником ни были. Потому что ему помощник нужен именно для того, чтобы орать и оскорблять, а не для того, чтобы письма составлять и готовить аналитические отчеты. Самое обидное: чаще всего это не компенсируется ничем – никаких заграничных командировок, частных самолетов и премий в конвертах.

3. Запасайтесь терпением. Советы, найденные в книгах и на форумах, применяйте в том числе и по отношению к себе. Чаще повторяйте: работа – это только часть жизни, но никак не вся жизнь. Позволяйте себе ошибаться, ведь все, кто хоть что-то делает, рано или поздно обязательно допускают промахи. Признавайте свои чувства. Найдите возможность поплакать, если плакать хочется.

4. Не покупайтесь на легкие способы изменить свою жизнь. Если вы действительно хотите это сделать – придется работать. Чтобы наладить диалог с начальником, мало просто прочитать список советов в журнале. Придется еще и воплощать их в жизнь. Учиться новому или искать другую работу, что тоже непросто. С некоторыми из нас происходят чудеса, но на поверку оказывается, что каждый из этих «некоторых» годами тяжело, упорно и честно трудился.

5. Хорошо выполняйте свои обязанности. Вот мы и подобрались к главному. Старайтесь делать все на совесть, как правило, установление контакта с любым руководителем начинается именно с этого. К тому же блестящие результаты вашей работы видите не только вы и ваш начальник, но и многие окружающие люди. И если вы не будете их подводить, они всегда придут вам на помощь.

6. Никто из нас не обязан сутками излучать позитив и быть добрым, как Арина Родионовна к маленькому Пушкину. Тем не менее мы обязаны всегда и со всеми быть вежливыми.

Во-первых, потому что вежливость – лучшее оружие в борьбе против любого хамства. Оборону воспитанного и учтивого человека не пробить брошенным в него мобильным телефоном.

Во-вторых, большинство из нас, и руководители в том числе, уже привыкли к постоянному хамству, ругани и тому, что все время приходится с боем отстаивать свои интересы. Обращаясь с окружающими не так, как это модно у популярных блогеров, а так, как это делают воспитанные люди, вы создаете свое безопасное пространство. Возможно, и ваш руководитель расслабится, и наладить с ним работу станет гораздо легче.

В-третьих, во время поисков работы хороши все средства. Первоклассного помощника с удовольствием «уведут» и партнеры, и конкуренты. Так что если нынешняя работа вас не устраивает, не экономьте на вежливости.

Разные сценарии

В современном мире все много говорят про лояльность, любовь и уважение к компании и руководителю. На самом деле совершенно непонятно, зачем босса любить?

Более того, может оказаться, что вам его и уважать необязательно. И при желании реально выстроить работу по разным сценариям.

Если вы не жаждите славы и признания, а хотите спокойно проводить вечера в кругу семьи, забыв об обязанностях помощника, как только встанете из-за стола, то лучше всего вам подойдет руководитель, который не станет посвящать вас в свою личную жизнь, звонить ночами, нагружать трудновыполнимыми псевдотворческими задачами.

Да, возможно, это не самая интересная работа и не ежедневный трудовой подвиг, зато и стресса мало, и время на себя остается. Нужно ли вам в таком случае испытывать к своему шефу уважение? И зачем? Достаточно того, что вы не мешаете друг другу. А уже что им движет, почему он делает из вас свою правую руку и где история из кинофильма «Дьявол носит Prada», не имеет никакого значения.

Когда энергии много

Ситуация усложняется, если вы хотите трудовых подвигов и свершений, чтобы каждый день готовил новый бой, а приходится приносить чай и кофе, писать одни и те же письма, принимать посетителей и контролировать исполнение задач. Нереализованный потенциал точно так же, как и постоянные перегрузки, может быть причиной и депрессии, и иных заболеваний, и просто недовольства собой и жизнью.

Решить эту проблему можно только одним способом: честно поговорить со своим руководителем, сообщить ему о своих желаниях, перечислить умения, еще лучше – предложить варианты обязанностей, которые готовы взять на себя.

Не ждите моментальной реакции. Боссу понадобится время, чтобы ваше предложение обдумать. И скорее всего, не один день, даже не одна неделя.

Если же руководитель отнесется к вашим откровениям без энтузиазма, то вариантов только два:

2. Искать другую работу (лучше предварительно пробежаться по приведенному выше чек-листу).

Неразрешимые противоречия

Как видим, и второй вариант решаем. Хуже, когда помощник хочет покоя и хотя бы в выходные высыпаться, а руководитель желает подвигов в режиме нон-стоп и, кажется, ночами не спит – придумывает новые, все более невыполнимые задачи.

К сожалению, единственный способ справиться с этой ситуацией – поменять работу.

В теории все легко, но на самом деле мы часто не может позволить себе выбрать себя, просто «потому что жизнь».

Какими бы ни были ваши амбиции, чтобы работать в международной компании, придется выучить хотя бы английский язык. Тратить на это время, силы и деньги. Параллельно работать там, где не нравится.

Если вы хотите уйти в более крупную компанию, выполнять более сложные обязанности, то придется постоянно клянчить у руководителя новые задания, читать литературу и блоги по теме, искать онлайн- и офлайн-курсы. И снова выкраивать деньги и время на обучение.

Хотите вы спокойной жизни или нет, это становится неважным перед лицом экономического кризиса, когда другую работу найти непросто и ваш руководитель тоже в курсе событий. Поэтому вам придется решать деловые вопросы по выходным, задерживаться в офисе вечерами, если повезет, тратить свободное время на сон. Из школы будут звонить, потому что вы не приходите на родительские собрания, дети будут обижаться, потому что не помогаете им с уроками (и не только с этим – вообще ни с чем, ведь в ваши обязанности входит делать домашку с сыном или дочкой своего начальника), кот перестанет вас узнавать. А вы, независимо от своих мечтаний и расставленных приоритетов, продолжите ездить на работу к семи утра.

Все ваши успешные попытки создать команду со своим руководителем могут превратиться в ноль, когда ваш начальник уйдет в другую компанию, а его место займет новый человек, с другими привычками, вкусами, ритмом работы, амбициями и представлениями о прекрасном. Весь многолетний опыт придется отринуть и заново налаживать процесс. Возможно, в этот раз ваши усилия желаемого результата не принесут.

РАССЧИТЫВАЕМ КОЛИЧЕСТВО РАБОТНИКОВ

Получив примерное представление о том, кто и что будет делать, можно заняться расчетом количества персонала – настолько, насколько секретарь (будущий начальник отдела ДОУ) имеет право высказывать свои пожелания по этому вопросу.

На сегодняшний день лучший способ определить количество необходимого персонала в отделе ДОУ – эмпирический, то есть основанный:

• на объеме документооборота;

• затратах времени на выполнение делопроизводственных операций в конкретной компании с определенным уровнем автоматизации.

Пример расчета количества персонала отдела ДОУ

Исходные данные: известно, что в отдел ДОУ войдут 3 секретаря и помощник генерального директора в качестве руководителя. Остальной персонал можно добрать, но с условием максимальной экономии. Необходимо выяснить, целесообразно ли нанимать делопроизводителя(-ей), архивариуса и курьера.

На выполнение своих обязательных функций делопроизводитель потратит: 121,8 + 85 = 206,8 минуты в день. Это около 3,5 часов из 8. В оставшееся время он может взять на себя обязанности архивариуса или курьера. Для этого у него есть 4,5 свободных рабочих часа.

Вместо ежедневных поездок на почту целесообразно заключить договор на корпоративное обслуживание, тогда и прием, и отправка писем будут осуществляться прямо в офисе. Компании это обойдется в разы дешевле, чем содержание штатной единицы курьера.

При расчете временных затрат для данного сотрудника важно также учесть, сколько писем доставляется нарочно каждый день. Для этого необходимо подсчитать количество таких писем за каждый день в течение недели и вывести среднее значение. Если их немного, например 2–3, то принимать на работу человека ради двух-трех поездок в день не стоит, это большое расточительство. Две поездки может совершить и водитель, и исполнители документов. В крайнем случае – один из трех секретарей, которого на время отсутствия подменят оставшиеся два сотрудника.

Следовательно, курьера принимать на работу не нужно. Подготовкой писем к отправке может заняться делопроизводитель. У него свободны 4,5 рабочих часа. Кроме того, у данного сотрудника останется время и на архивное дело: 4,5 – 1,2 = 3,3 часа. Таким образом, принять на работу нужно только одного делопроизводителя.

Отдел ДОУ будет состоять из:

• начальника отдела – помощника генерального директора – 1 человек;

• секретарей топ-менеджеров компании – 3 человека;

• делопроизводителя – 1 человек.

ОПРЕДЕЛЯЕМ ФУНКЦИИ ОТДЕЛА ДОУ

Понятно, что будущий отдел делопроизводства займется документационным обеспечением управления. Но ДОУ – это название деятельности, а конкретные функции, которые возьмет на себя отдел под руководством помощника руководителя, предстоит определить в процессе его формирования.

Специфика делопроизводства в том, что им в разной степени занимаются все работники компании. Если, к примеру, кадровое делопроизводство не выходит за пределы отдела кадров, а бухгалтерские документы составляют в основном в бухгалтерии, то общее делопроизводство касается всех подразделений.

Все отделы состоят в переписке друг с другом и с внешними адресатами, получают приказы и распоряжения, все создают документы. Будущий отдел делопроизводства не сможет, к примеру, составлять письма и служебные записки за коллег, но будет осуществлять методическое руководство подобными процессами и делать их более эффективными.

Однако это потребует времени, а в первые месяцы работы нового отдела его функции будут мало чем отличаться от обязанностей, которые раньше выполнял секретарь.

Чтобы составить перечень этих функций, необходимо разделить процессы ДОУ по потокам документов (входящие, исходящие, внутренние) и обозначить роль секретаря в каждом из них. В некоторых из этих процессов в качестве исполнителей выступают руководитель компании или ответственные работники конкретных отделов (Таблица 1).

В Таблице 1 представлен один из вариантов организации делопроизводства в компании. В данном случае у секретаря максимум обязанностей по работе с документами. Но так бывает не всегда. Например, представлять документы на согласование или отправлять их адресатам могут и сами исполнители. Но с появлением отдела делопроизводства эти обязанности перейдут к его работникам.

Из Таблицы 1 можно выделить общие обязанности делопроизводителей без разделения по потокам документов. В совокупности с организационной деятельностью они составляют основные функции отдела ДОУ:

• экспедиционная обработка документов;

• прием, первичное рассмотрение и учет документов;

• представление документов на подпись, рассмотрение, утверждение руководителю;

• представление документов на согласование должностным лицам;

• контроль правильности оформления реквизитов документов, представляемых на подпись руководству;

• контроль наличия виз согласования проектов документов, представляемых на подпись руководству;

• направление документов на исполнение;

• контроль исполнения заданий по документам;

• учет объема документооборота;

• разработка, ведение и обновление документов, которые помогают регулировать процессы делопроизводства.

Таким образом секретарь и будущий руководитель отдела делопроизводства получает понимание того, чем ему лично и его отделу придется заниматься.

СОСТАВЛЯЕМ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ДОУ

Организационно-правовое обеспечение отдела ДОУ ничем не отличается от такового для любого другого структурного подразделения. Основной документ в этом отношении – положение об отделе (Пример). С утвержденным положением нужно ознакомить под роспись всех работников отдела.

Не менее важно разработать (или инициировать разработку) должностных инструкций для работников отдела ДОУ. Но перед этим лучше подождать хотя бы месяц, чтобы убедиться, что обязанности между ними были распределены корректно.

Мало кому удается с первого раза верно распределить обязанности между подчиненными и не упустить из виду какие-то функции. Скорее всего, ошибки станут заметны уже с первых дней. При этом главное – не ждать, когда всё наладится само собой, а вносить коррективы при первой необходимости.

Руководителю отдела ДОУ нужно следить за тем, как работают с документами не только его подчиненные, но и остальные сотрудники. Ведь, как было отмечено выше, делопроизводством в компании занимаются практически все работники административного блока.

Через несколько месяцев, когда сотрудники компании привыкнут к тому, что за ДОУ отвечает обособленный отдел, а коллектив этого отдела – к своим обязанностям, можно будет начинать оптимизацию делопроизводства. Но в первую очередь нужно добиться слаженного выполнения его основных процессов.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2017.